UETS ile KEP Farkı: Hangisi Ne Zaman Kullanılır?

UETS ve KEP farkı, kurumların elektronik ortamda yürüttüğü resmi iletişim süreçlerinde sıkça birlikte anılır. Ancak bu iki sistem aynı değildir ve farklı amaçlara hizmet eder.

En temel haliyle UETS, yetkili merciler tarafından gönderilen elektronik tebligatları almak için; KEP ise hukuken geçerli ve delillendirilebilir elektronik yazışmalar göndermek ve almak için kullanılır. UETS üzerinden sıradan bir ileti gönderilemez veya gelen tebligata doğrudan cevap verilemez. Tebligata verilecek cevap ise işlemin niteliğine ve ilgili kurumun kabul ettiği kanala göre KEP, UYAP, e-Devlet üzerindeki bir hizmet ya da başka bir resmi sistem üzerinden iletilebilir.

Bu nedenle özellikle düzenlemeye tabi kurumlar, hukuk birimleri ve yüksek hacimli resmi iletişim yürüten şirketler çoğu zaman hem UETS hem de KEP süreçlerini birlikte yönetmek zorundadır.

Aşağıdaki karşılaştırma tablosunda UETS ile KEP farkını görebilir, karar matrisinden hangi işlem için hangi sistemi kullanmanız gerektiğini hızlıca belirleyebilirsiniz.

UETS ile KEP Farkı Nedir?

UETS, 7201 sayılı Tebligat Kanunu kapsamındaki yetkili makam ve mercilerin elektronik tebligatlarını muhataplarına ulaştıran, PTT tarafından işletilen ulusal sistemdir. KEP ise elektronik iletilerin kim tarafından, ne zaman gönderildiği ve alıcıya ulaşıp ulaşmadığı konusunda hukuki delil üreten, çift taraflı kayıtlı elektronik posta sistemidir.

UETS’te kullanıcıların büyük bölümü yalnızca alıcıdır. KEP’te ise hesap türüne ve yetkilere bağlı olarak hem ileti gönderilebilir hem de ileti alınabilir.

UETS Nedir?

UETS, Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi’nin kısaltmasıdır. 7201 sayılı Tebligat Kanunu ve Elektronik Tebligat Yönetmeliği kapsamında yapılan elektronik tebligat işlemlerinin yürütülmesi için PTT tarafından kurulmuş ve işletilen sistemdir.

UETS üzerinden tebligat gönderebilen taraflar, Tebligat Kanunu kapsamında bu konuda yetkilendirilmiş makam ve mercilerdir. Mahkemeler, icra daireleri, noterler, barolar ve belirli kamu kurumları bu kapsamdaki göndericilere örnek verilebilir. Gerçek kişiler ve özel hukuk tüzel kişileri ise kural olarak UETS’i tebligat almak için kullanır.

UETS’in temel özellikleri şunlardır:

• PTT tarafından işletilir.
• Adli ve idari elektronik tebligatların iletilmesini sağlar.
• Tebligatın gönderildiği, muhatabın hesabına ulaştığı ve okunduğu anlara ilişkin delil kayıtları oluşturur.
• Muhatap, UETS üzerinden normal e-posta veya KEP iletisi gönderemez.
• UETS adresi 15 haneli, tek ve benzersiz bir numaradan oluşur.
• Elektronik tebligat adresi almak ücretsizdir.

Elektronik tebligat, muhatabın UETS adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda kanunen tebliğ edilmiş sayılır. Kullanıcının tebligatı daha önce açmış olması, uygulamada sürelerin değerlendirilmesi bakımından ayrıca dikkate alınabilecek bir husustur. Bu nedenle kurumların yalnızca SMS veya e-posta bildirimlerine güvenmeden UETS hesaplarını düzenli şekilde kontrol etmesi önemlidir.

UETS’in kapsamı, başvuru süreci ve zorunlulukları hakkında daha ayrıntılı bilgi için UETS nedir? rehberimizi inceleyebilirsiniz.

KEP Nedir?

KEP, Kayıtlı Elektronik Posta’nın kısaltmasıdır. Normal e-postadan farklı olarak gönderici, alıcı, gönderim zamanı, teslim durumu ve ileti bütünlüğü gibi unsurlara ilişkin hukuki delil üreten güvenli bir elektronik yazışma sistemidir.

KEP hizmetleri, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından yetkilendirilen Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcıları, yani KEPHS’ler tarafından sunulur. Gerçek ve tüzel kişiler, yetkilendirilmiş bir KEPHS üzerinden KEP hesabı edinebilir.

KEP özellikle şu işlemlerde kullanılır:

• Tacirler arasında ihtar ve ihbar gönderilmesi
• Sözleşmenin feshi veya sözleşmeden dönme bildirimleri
• Kurumlar arası resmi yazışmalar
• Ticari belge ve sözleşmelerin gönderilmesi
• Başvuru, talep ve itirazların ilgili kuruma iletilmesi
• Gönderim ve teslim durumunun hukuki delille belgelenmesi
• Kamu kurumlarıyla e-Yazışma süreçlerinin yürütülmesi

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 18’inci maddesinin üçüncü fıkrasında, tacirler arasında temerrüt, sözleşmenin feshi veya sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbar ve ihtarların güvenli elektronik imza kullanılarak KEP sistemi üzerinden yapılabileceği düzenlenir. KEP’in hukuki ve teknik çerçevesi ayrıca Türk Ticaret Kanunu’nun 1525’inci maddesi ile BTK düzenlemelerine dayanır.

KEP adresleri e-posta adresine benzer bir format taşır. Örneğin: firmaadi@hs01.kep.tr

KEP hesabının nasıl alınacağı, gerekli belgeler ve başvuru adımları için KEP adresi nasıl alınır? rehberimize ulaşabilirsiniz.

UETS ile KEP Arasındaki Farklar

1 Ocak 2019’dan itibaren elektronik tebligat hizmeti KEP üzerinden değil, UETS üzerinden yürütülmektedir. KEP adresleri halen elektronik yazışma ve ileti hizmetlerinde kullanılmaya devam eder; ancak adli ve idari elektronik tebligat almak için UETS adresi gerekir.

UETS’e Gelen Tebligata Nasıl Cevap Verilir?

UETS, muhataplar açısından bir tebligat alma sistemidir. Bu nedenle UETS hesabınıza gelen bir tebligatı görüntüleyebilirsiniz ancak aynı ekran üzerinden tebligata cevap niteliğinde normal bir ileti veya KEP iletisi gönderemezsiniz. PTT’nin UETS açıklamalarında da sistem üzerinden e-posta veya KEP iletisi gönderilip alınmadığı açıkça belirtilmektedir.

Tebligata cevap vermeniz gerekiyorsa öncelikle tebligatın içeriğini, işlemin türünü, ilgili mevzuatı ve gönderen kurumun kabul ettiği başvuru kanalını kontrol etmelisiniz.

Cevap kanalı şu seçeneklerden biri olabilir:

• KEP
• UYAP Vatandaş veya Avukat Portal
• e-Devlet üzerindeki ilgili hizmet
• Kurumun elektronik başvuru sistemi
• Fiziki dilekçe
• İlgili mevzuatta belirtilen başka bir resmi kanal

Kurumlar arası resmi bir yazışma, ihtar, ihbar veya ilgili kurumun KEP üzerinden kabul ettiği bir başvuru söz konusuysa cevap KEP ile gönderilebilir. Buna karşılık bir mahkeme dosyasına sunulacak dilekçenin yalnızca karşı tarafa KEP ile gönderilmesi, dilekçenin mahkemeye usulüne uygun biçimde sunulduğu anlamına gelmeyebilir. Bu tür işlemlerde UYAP veya ilgili yargılama usulünün öngördüğü kanal kullanılmalıdır.

Tebligat UETS’ten alınır, değerlendirilir ve cevap verilmesi gerekiyorsa doğru resmi kanal üzerinden süresi içinde gönderilir. Cevap kanalının KEP olduğu süreçlerde, UETS ve KEP arasındaki operasyonel bağlantının doğru kurulması gerekir.

Hangisi Ne Zaman Kullanılır?

Kısaca karar vermek gerekirse;

• Adli veya idari tebligat almak için UETS
• Resmi ve ticari elektronik yazışma göndermek için KEP
• UETS’e gelen tebligata cevap vermek için ilgili işlemin kabul ettiği resmi kanal
• Vergi tebligatları için GİB e-Tebligat
• SGK işveren tebligatları için SGK e-Tebligat

GİB ve SGK zorunluluğu hakkında detay için: zorunlu e-tebligat rehberimiz

Sermaye Şirketleri İçin UETS ve KEP Birlikte Neden Önemlidir?

Özel hukuk tüzel kişileri, 7201 sayılı Tebligat Kanunu kapsamında elektronik tebligat zorunluluğuna tabi gruplar arasındadır. Bu nedenle anonim ve limited şirketler gibi tüzel kişiler adına UETS adresi oluşturulur ve yetkili merciler tarafından yapılacak elektronik tebligatlar bu hesaba gönderilir.

Ancak UETS adresine sahip olmak, şirketin tüm resmi elektronik iletişim ihtiyaçlarını karşılamaz. UETS’ten yalnızca tebligat alınabilir. Şirketin başka bir şirkete ihtar göndermesi, bir sözleşmenin feshini bildirmesi, resmi bir başvuru yapması veya delillendirilebilir elektronik yazışma yürütmesi gerektiğinde KEP’e ihtiyaç duyulabilir.

Bu nedenle şirketlerin kullanım senaryosu genellikle şöyledir:

1. Mahkeme, icra dairesi veya yetkili kurum tebligatı UETS’e gönderir.
2. Şirketin hukuk veya uyum ekibi tebligatı inceler.
3. Son cevap tarihi ve sorumlu ekip belirlenir.
4. Cevabın hangi kanaldan gönderileceği tespit edilir.
5. KEP kabul edilen bir işlemse cevap güvenli elektronik imza kullanılarak KEP üzerinden iletilir.
6. Gönderim, teslim ve ilgili deliller arşivlenir.

Dolayısıyla UETS ve KEP birbirinin alternatifi değil, farklı görevleri yerine getiren tamamlayıcı sistemlerdir.

UETS, KEP ve GİB Süreçlerini Tek Yerden Yönetmek

Kurumlar çoğu zaman yalnızca UETS ve KEP kullanmaz. Vergi tebligatları için GİB e-Tebligat, SGK işlemleri için SGK e-Tebligat ve yargı süreçleri için UYAP gibi farklı sistemlerin de takip edilmesi gerekir.

Bu yapı büyüdükçe resmi iletişim yönetimi yalnızca “gelen kutusunu kontrol etme” işi olmaktan çıkar.

Her sistemin:

• Farklı giriş yöntemi
• Farklı yetkilendirme yapısı
• Farklı tebliğ ve işlem süreleri
• Farklı belge formatları
• Farklı delil ve arşiv kayıtları
• Farklı cevap kanalları bulunur.

KEP tarafında ise bir iletinin hazırlanması, güvenli elektronik imza ile imzalanması, doğru alıcıya gönderilmesi, teslim durumunun kontrol edilmesi ve delillerin saklanması gerekir.

Süreçlerin ayrı portallarda ve kişisel takip yöntemleriyle yürütülmesi şu sorunlara neden olabilir:

• Tebligatın geç fark edilmesi
• Son cevap tarihinin yanlış hesaplanması
• Yanlış kanaldan cevap verilmesi
• KEP delillerinin eksik veya dağınık saklanması
• Birden fazla şirket ve hesabın kontrol edilememesi
• Sorumluluğun tek bir çalışanın bilgisine bağlı kalması
• Denetim sırasında bütün işlem geçmişine ulaşılamaması

Docsline, UETS, KEP ve diğer yasal elektronik iletişim süreçlerinin tek bir yönetim katmanında takip edilmesini sağlar. Kurumlar UETS’e gelen tebligatları merkezi olarak görüntüleyebilir, ilgili ekip ve sorumlulara yönlendirebilir, süreleri izleyebilir ve KEP üzerinden yürütülecek cevap süreçlerini aynı operasyonel akış içinde yönetebilir.

Çoklu şirket ve hesap yönetimi, hazır cevap şablonları, eklerin ayrıştırılması, delil kayıtları, işlem geçmişi ve merkezi raporlama sayesinde süreç kişisel takipten çıkarılarak kurumsal bir yapıya taşınır.

UETS’e gelen tebligatı görmek bir iş, doğru kanaldan zamanında cevaplamak başka bir iştir. Docsline ile UETS, KEP ve yasal elektronik iletişim süreçlerinizi tek ekranda görünür, takip edilebilir ve yönetilebilir hale getirebilirsiniz.

UETS Tebligat, KEP Yazışma İçindir

UETS ile KEP arasındaki temel fark kullanım amaçlarıdır. UETS, yetkili merciler tarafından gönderilen elektronik tebligatların alınmasını sağlar. KEP ise hukuken geçerli ve delillendirilebilir resmi veya ticari yazışmaların gönderilip alınmasında kullanılır.

Kurumunuz için doğru yaklaşım çoğu zaman bu iki sistemden birini seçmek değil, her ikisini doğru görev için birlikte kullanmaktır: Tebligatı UETS’ten alın, cevap kanalını doğru belirleyin, KEP ile yürütülecek yazışmaları delilleriyle yönetin ve tüm süreci tek merkezden takip edin.

UETS, KEP ve GİB süreçlerinizi farklı portallar ve kişisel takip tabloları yerine tek platformdan yönetmek için Docsline’ı inceleyebilirsiniz.

Kaynakça ve İlgili Mevzuat

Bu içerik hazırlanırken aşağıdaki resmi kurum açıklamaları ve mevzuat kaynakları esas alınmıştır:

1. PTT – Elektronik Tebligat Nedir?
   UETS’in amacı, gönderici ve alıcı rolleri, delil kayıtları ve elektronik tebligatın işleyişi hakkında resmi bilgilendirme.
2. PTT – UETS Sıkça Sorulan Sorular
   UETS adresinin yapısı, adres edinme ücreti, kimlerin tebligat gönderebildiği, elektronik tebligatın ne zaman tebliğ edilmiş sayıldığı ve zorunluluk kapsamı hakkında açıklamalar.
3. Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu – KEP Genel Bilgi
   KEP’in tanımı, hukuki delil niteliği, KEPHS yapısı ve temel kullanım alanları hakkında resmi bilgi.
4. Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu – KEP’e İlişkin Sıkça Sorulan Sorular
   KEP hesabının nereden alınabileceği, hangi işlemlerde kullanılabileceği, gönderim için güvenli elektronik imza gerekliliği ve KEP kullanım zorunluluğu hakkında açıklamalar.
5. Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu – Kayıtlı Elektronik Posta Mevzuatı
   6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 18/3 ve 1525’inci maddeleri ile KEP sistemine ilişkin yönetmelik ve tebliğler.
6. Mevzuat Bilgi Sistemi – 7201 Sayılı Tebligat Kanunu
   Elektronik tebligatın zorunluluk kapsamını ve tebliğ tarihini düzenleyen 7/a maddesi.
7. Mevzuat Bilgi Sistemi – Elektronik Tebligat Yönetmeliği
   UETS üzerinden gerçekleştirilen elektronik tebligat işlemlerinin usul ve esasları.
8. Mevzuat Bilgi Sistemi – 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu
   Tacirler arasında KEP ile yapılabilecek ihbar ve ihtarlar ile KEP sisteminin hukuki dayanağını düzenleyen hükümler.
9. Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu – Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik
   KEPHS’lerin, KEP hesaplarının, işlem kayıtlarının ve KEP delillerinin tabi olduğu düzenlemeler.

Mevzuat, süreler ve elektronik başvuru kanalları zaman içinde değişebilir. İşlem yapılmadan önce ilgili kurumun güncel açıklamalarının ve yürürlükteki mevzuatın kontrol edilmesi önerilir.

UETS ve KEP Farkı Hakkında Sık Sorulan Sorular

UETS ile KEP aynı şey mi?

Hayır. UETS, yetkili mercilerden elektronik tebligat almak için kullanılan ulusal sistemdir. KEP ise hukuki delil üreten resmi ve ticari elektronik yazışma sistemidir.

UETS’ten ileti gönderebilir miyim?

Muhatap olarak kullandığınız UETS hesabından normal e-posta veya KEP iletisi gönderemezsiniz. UETS üzerinden tebligat gönderme yetkisi yalnızca 7201 sayılı Tebligat Kanunu kapsamında yetkilendirilmiş makam ve mercilere aittir.

UETS’e gelen tebligata nasıl cevap veririm?

UETS üzerinden doğrudan cevap verilemez. Cevabın KEP, UYAP, e-Devlet, fiziki dilekçe veya başka bir resmi kanal üzerinden gönderilip gönderilmeyeceği, işlemin türüne ve ilgili kurumun kurallarına göre belirlenmelidir.

Şirketimin hem UETS hem KEP hesabı olmalı mı?

Özel hukuk tüzel kişileri için UETS üzerinden elektronik tebligat alınması zorunludur. KEP ise şirketin ihtar, ihbar, fesih bildirimi, kurum başvurusu ve diğer delillendirilebilir elektronik yazışmaları için gerekli olabilir.

KEP ile tebligat gönderilebilir mi?

1 Ocak 2019’dan itibaren 7201 sayılı Tebligat Kanunu kapsamındaki adli ve idari elektronik tebligatlar KEP üzerinden değil, UETS üzerinden gönderilir. KEP, resmi, özel ve ticari elektronik yazışmalar için kullanılmaya devam eder.

UETS ve KEP adresleri neden farklı görünür?

UETS adresi PTT tarafından oluşturulan 15 haneli sayısal bir adrestir. KEP adresi ise firmaadi@hs01.kep.tr benzeri, e-posta formatına sahip bir adrestir.

Vergi tebligatı UETS’ten mi gelir?

Vergi tebligatları, ilgili mevzuat kapsamında GİB e-Tebligat sistemi üzerinden gelebilir. UETS, GİB e-Tebligat ve SGK e-Tebligat birbirinden ayrı sistemlerdir.

KEP mi UETS mi zorunlu?

7201 sayılı Tebligat Kanunu’nda sayılan kişi ve kurumlar için elektronik tebligat ve UETS kullanımı zorunludur. KEP sistemine ilişkin mevzuatta ise herkes için geçerli genel bir hesap edinme zorunluluğu bulunmaz. Bununla birlikte özel düzenlemeler ve kurumsal iş süreçleri KEP kullanımını gerekli hale getirebilir.

UETS ücretli mi, KEP ücretli mi?

UETS adresi almak ücretsizdir ve kullanıcılara belirli miktarda ücretsiz arşiv alanı sağlanır. KEP hesapları ve gönderim paketleri ise hizmet alınan KEPHS’nin tarifesine göre ücretlendirilir.

KEP ile UETS’i tek yerden yönetebilir miyim?

Evet. Docsline gibi yasal elektronik iletişim yönetimi çözümleriyle birden fazla UETS ve KEP hesabını tek panelden takip edebilir, tebligatları ilgili ekiplere yönlendirebilir, süreleri izleyebilir ve KEP cevap süreçlerini merkezi olarak yönetebilirsiniz.