Bir müşteriye, tedarikçiye, iş ortağına veya başka bir şirkete resmi yazışma göndermek istediğinizde öncelikle doğru KEP adresini bulmanız gerekir. KEP adresi sorgulama, bir gerçek veya tüzel kişinin kayıtlı elektronik posta adresinin KEP Rehberi üzerinden araştırılması ve adres bilgilerinin doğrulanması işlemidir.
Bu rehberde ağırlıklı olarak bir firma veya kurumun KEP adresinin nasıl bulunacağını ele alıyoruz. KEP Rehberi, ticaret unvanı, MERSİS numarası ve vergi kimlik numarasıyla nasıl sorgulama yapabileceğinizi adım adım açıklıyoruz.
KEP adresi sorgulama, resmi yazışma göndermek istediğiniz karşı tarafın adresini bulma işlemidir. Mahkemeler ve kamu kurumları tarafından gönderilen adli veya idari elektronik tebligatlar ise UETS üzerinden iletilir. KEP ve UETS aynı sistem değildir.
KEP Adresi Sorgulama Nedir?
KEP adresi sorgulama, bir gerçek veya tüzel kişinin kayıtlı elektronik posta adresinin KEP Rehberi üzerinden ticaret unvanı, MERSİS numarası, vergi kimlik numarası veya diğer rehber alanları kullanılarak bulunmasıdır.
KEP, elektronik iletilerin gönderildiğini, alıcıya ulaştığını, ne zaman iletildiğini ve içeriğin değişmediğini gösteren deliller oluşturan, hukuken geçerli bir elektronik posta sistemidir. Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu, KEP’i elektronik iletilerin gönderimi ve teslimatı dahil olmak üzere kullanımına ilişkin hukuki delil sağlayan nitelikli bir elektronik posta sistemi olarak tanımlar.
KEP adresi sorgulama işlemi sayesinde yazışmayı yanlış şirkete veya benzer unvana sahip başka bir tüzel kişiye gönderme riski azaltılabilir.
Neden Bir Firmanın KEP Adresini Sorgularsınız?
Bir firmaya KEP üzerinden resmi yazışma gönderebilmeniz için firmanın geçerli KEP adresini bilmeniz gerekir. Standart e-postada gönderi zamanı, teslim durumu ve içerik bütünlüğü konusunda yaşanabilecek ispat sorunları KEP sisteminde oluşturulan delil kayıtlarıyla azaltılır.
KEP adresi özellikle şu tür işlemler öncesinde sorgulanabilir:
- İhtar veya ihbar gönderimi
- Sözleşmenin feshi ya da sözleşmeden dönme bildirimi
- Temerrüt bildirimi
- Ticari mutabakat ve cari hesap itirazı
- Fatura itirazı
- Sözleşme ve eklerinin gönderilmesi
- Resmi talep ve cevap yazıları
- Kurumlar arası hukuki bildirimler
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 18. maddesi, tacirler arasında diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshetmeye veya sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbar ve ihtarların belirli yöntemlerle yapılmasını düzenler. Bu yöntemlerden biri de güvenli elektronik imza kullanılarak KEP sistemi üzerinden bildirim yapılmasıdır.
KEP gönderiminde oluşan kayıtlar, iletinin gönderilme ve teslim süreçlerinin daha sonra doğrulanabilmesini sağlar. PTT de KEP sisteminin gönderim, ulaşma, erişim, zaman ve içerik bütünlüğüne ilişkin hukuken geçerli delil setleri oluşturduğunu belirtmektedir.
Ancak KEP üzerinden sizin yaptığınız resmi bildirimlerle UETS üzerinden yetkili mercilerin gönderdiği elektronik tebligatları birbirinden ayırmanız gerekir. KEP’te gönderici olarak karşı tarafa resmi yazışma iletebilirsiniz. UETS’te ise adli veya idari tebligat yetkili merci tarafından gönderilir.
Detay için: UETS ile KEP farkı yazımız
Bir Firmanın KEP Adresi Nasıl Bulunur?
Bir firmanın KEP adresini bulmanın temel yolu, KEP hizmet sağlayıcınızın sunduğu KEP Rehberi ekranını kullanmaktır.
Yöntem 1: KEP Rehberi Üzerinden Sorgulama
1. Aktif KEP hesabınıza giriş yapın
PTT KEP, TNB KEP, TÜRKKEP veya hizmet aldığınız diğer yetkili Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcısının portalına giriş yapın.
Türkiye’de faaliyet göstermesine izin verilen güncel KEP hizmet sağlayıcıları, BTK’nin Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcıları sayfasında yayımlanmaktadır.
2. KEP Rehberi bölümünü açın
Portal içerisindeki bölümün adı hizmet sağlayıcınıza göre değişebilir. Menüde şu ifadelerden biriyle karşılaşabilirsiniz:
- KEP Rehberi
- Rehber
- Adres Defteri
- Rehber Sorgulama
- KEP Adresi Sorgulama
Arayüz ve menü isimleri KEP hizmet sağlayıcısına göre farklılaşabileceği için kendi sağlayıcınızın güncel kullanım kılavuzunu kontrol etmeniz yararlı olacaktır.
3. Elinizdeki firma bilgisiyle arama yapın
Aramayı aşağıdaki bilgilerden biriyle gerçekleştirebilirsiniz:
- Ticaret unvanı
- MERSİS numarası
- Vergi kimlik numarası
- KEP rehberinde sunulan diğer zorunlu veya isteğe bağlı alanlar
Yalnızca marka veya kısa firma adıyla arama yapmak yerine şirketin resmi ticaret unvanını kullanın. Benzer adlara sahip birden fazla işletme bulunabileceği için mümkünse MERSİS numarasıyla sorgulama yapın.
PTT, KEP gönderilecek kişi veya kurumun hesabının bulunup bulunmadığının KEP Rehberi üzerinden, zorunlu veya isteğe bağlı rehber alanları kullanılarak sorgulanabileceğini belirtmektedir.
4. Doğru tüzel kişiyi seçin
Sonuçlarda benzer unvana sahip birden fazla firma çıkabilir. KEP adresini kullanmadan önce aşağıdaki bilgileri karşılaştırın:
- Tam ticaret unvanı
- MERSİS numarası
- Vergi kimlik numarası
- Kurum veya şirket türü
- Rehberde gösteriliyorsa diğer ayırt edici bilgiler
Özellikle ihtar, fesih bildirimi veya süreye bağlı bir hukuki yazışma gönderiyorsanız yalnızca firma adına bakarak işlem yapmayın.
5. KEP adresini ve hesap durumunu teyit edin
Doğru tüzel kişiyi belirledikten sonra listelenen KEP adresini kontrol edin. Mümkün olan sistemlerde hesabın aktiflik durumunu da doğrulayın.
Daha önce kurumunuzun adres defterine kaydedilmiş bir KEP adresi varsa gönderim öncesinde rehberdeki güncel kayıtla karşılaştırılması yararlı olabilir. Şirketler zaman içinde farklı bir KEPHS’ye geçebilir veya eski hesaplarını kapatabilir.
KEP Rehberi Nedir?
KEP Rehberi, KEP hesabı sahiplerine ait rehber bilgilerinin sorgulanmasını sağlayan sistemdir. Rehber, yazışma yapılacak kişi veya kurumun geçerli KEP adresinin bulunmasına yardımcı olur.
KEP hizmetleri KEPHS adı verilen yetkili hizmet sağlayıcılar tarafından sunulur. KEP hesabınızı belirli bir sağlayıcıdan almış olsanız da sistem, farklı KEP hizmet sağlayıcıları üzerinden adres edinmiş taraflar arasında birlikte çalışabilir.
Tüzel kişilerin KEP rehberinde yer alması zorunludur. Gerçek kişiler ise rehber kayıtlarının yayımlanıp yayımlanmamasını tercih edebilir. Bu nedenle KEP hesabı bulunan bir gerçek kişi her zaman rehber sonucunda görünmeyebilir.
KEP Rehberi sorgusunun kullanım yöntemi ve ücretlendirmesi hizmet sağlayıcısına ve sorgulama kanalına göre değişebilir. Örneğin PTT, kendi webmail arayüzünden yapılan rehber sorgularından ücret alınmadığını, web servis üzerinden yapılan başarılı sorguların ise ücretlendirildiğini açıklamaktadır.
Kendi KEP Adresinizi Nasıl Sorgularsınız?
Kendi KEP adresinizi kontrol etmek ile başka bir firmanın KEP adresini bulmak aynı işlem değildir.
Kendi adresinizi ve hesabınızı kontrol etmek için:
- KEP hizmet sağlayıcınızın portalına giriş yapın.
- Hesap veya profil bilgileri bölümünü açın.
- KEP adresinizi ve hesap durumunuzu kontrol edin.
- Gelen kutusuna erişebildiğinizi doğrulayın.
- Tüzel kişi hesabı kullanıyorsanız işlem yetkililerini kontrol edin.
PTT KEP kullanıcısıysanız e-Devlet üzerindeki PTT KEP hizmetine kimlik doğrulamasıyla giriş yapabilirsiniz. Hizmet, e-Devlet şifresi, mobil imza, elektronik imza veya T.C. kimlik kartıyla kimlik doğrulamasını desteklemektedir.
Kurumsal KEP hesaplarında yalnızca adresin aktif olması yeterli değildir. Hesap üzerinde gönderim yapacak, iletileri okuyacak veya işlem gerçekleştirecek kullanıcıların yetkilerinin de güncel olması gerekir.
KEP Adresi Sorgulamak İçin Hangi Bilgiler Gerekir?
Bir şirketin KEP adresini bulmak için kullanabileceğiniz temel bilgiler şunlardır:
Ticaret unvanı
Şirketin ticaret sicilinde kayıtlı tam unvanıdır. Marka adı veya kamuoyunda kullanılan kısa ad, rehberde doğru sonucu vermeyebilir.
Örneğin yalnızca “Örnek Teknoloji” şeklinde arama yapmak yerine “Örnek Teknoloji ve Yazılım Hizmetleri Anonim Şirketi” biçimindeki resmi unvanı kullanmanız gerekebilir.
MERSİS numarası
Tüzel kişilikleri ve diğer ekonomik birimleri tekil olarak tanımlayan numaradır. Benzer unvanların karışmasını önlemek için en sağlıklı sorgulama yöntemlerinden biridir.
Vergi kimlik numarası
KEP Rehberi ekranı destekliyorsa şirketin vergi kimlik numarasıyla arama yapılabilir. Vergi numarasını faturadan, sözleşmeden veya resmi şirket evraklarından kontrol edebilirsiniz.
Firma veya marka adı
Yalnızca ön araştırma için kullanılabilir. Kesin doğrulama yapılmadan bulunan adres üzerinden resmi gönderim yapılmamalıdır.
KEP adresinden geriye doğru firma bulma, yani yalnızca bir KEP adresini yazarak bağlı olduğu şirketin bütün bilgilerine ulaşma imkanı sınırlı olabilir. KEP Rehberi ağırlıklı olarak kişi veya kurum bilgilerinden KEP adresine ulaşmak amacıyla kullanılır.
e-Devlet’ten Bir Firmanın KEP Adresi Sorgulanır mı?
e-Devlet üzerindeki PTT KEP hizmeti, başka bir firmanın KEP adresini araştırmak için hazırlanmış genel bir şirket rehberi değildir.
e-Devlet’teki PTT KEP hizmetine giriş yaptığınızda kendi PTT KEP hesabınızla ilişkili hizmetlere erişirsiniz. Başka bir şirketin KEP adresini bulmak için kullanmanız gereken temel kanal, aktif KEP hesabınız üzerinden erişilen KEP Rehberi’dir.
Bu nedenle internette “e-Devlet KEP adresi sorgulama” şeklinde arama yaptığınızda iki farklı ihtiyacı ayırmalısınız:
- Kendi PTT KEP hesabınıza erişmek istiyorsanız e-Devlet hizmetini kullanabilirsiniz.
- Başka bir firmanın KEP adresini bulmak istiyorsanız KEP Rehberi üzerinden sorgulama yapmalısınız.
MERSİS ise doğrudan bir KEP adresi rehberi değildir. MERSİS’ten doğruladığınız ticaret unvanı veya MERSİS numarasını KEP Rehberi sorgusunda kullanabilirsiniz.
Her Firmanın KEP Adresi Var mı?
Sermaye şirketleri (anonim, limited, sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler) için KEP zorunludur ve bu firmalar rehberde bulunabilir. Ancak her gerçek kişi veya küçük işletmenin KEP adresi yoktur.
Aradığınız firma rehberde çıkmıyorsa iki ihtimal var: zorunluluk kapsamı dışındadır ya da gönüllü olarak KEP almamıştır. Bu durumda iletişim için fiziksel/noter kanalı veya UETS üzerinden yetkili merci aracılığıyla farklı yollar değerlendirilebilir.
Güncel zorunluluk listesi için: zorunlu e-tebligat yazımız ve KEP adresi nasıl alınır yazımız
Çok Sayıda Firma İçin KEP Sorgulama ve Gönderim Nasıl Yönetilir?
Birkaç firmaya KEP gönderirken adresleri tek tek KEP Rehberi üzerinden kontrol etmek mümkün olabilir. Ancak yüzlerce müşteri, tedarikçi, bayi veya cari hesapla çalışan kurumlarda aynı yöntem sürdürülebilir değildir.
Manuel süreçlerde şu sorunlar ortaya çıkabilir:
- KEP adreslerinin farklı Excel dosyalarında tutulması
- Aynı firma için birden fazla veya eski adres kaydedilmesi
- Unvan değişikliklerinin takip edilememesi
- Yanlış tüzel kişiye gönderim yapılması
- Gönderim ve teslim delillerinin farklı kullanıcı hesaplarında kalması
- Hukuk, finans ve operasyon ekiplerinin aynı kayda ulaşamaması
- Süreye bağlı bildirimlerin manuel olarak takip edilmesi
- Kurumsal hafızanın belirli çalışanlara bağımlı hale gelmesi
Kurumsal ölçekte KEP operasyonu yalnızca doğru adresi bulmaktan ibaret değildir. Adresin güncel tutulması, gönderinin hazırlanması, yetkilendirilmesi, iletilmesi, teslim delillerinin saklanması ve gerektiğinde raporlanması aynı sürecin parçalarıdır.
Merkezi bir KEP yönetim katmanı sayesinde:
- Kurumsal adres defteri tek noktada tutulabilir.
- KEP adresleri firma kayıtlarıyla eşleştirilebilir.
- Hazır konu ve metin şablonları kullanılabilir.
- Çoklu veya toplu gönderim süreçleri yönetilebilir.
- Kullanıcı ve işlem yetkileri tanımlanabilir.
- Gönderilen ileti ve oluşan deliller birlikte saklanabilir.
- Gönderim, teslim ve hata durumları tek panelden takip edilebilir.
- Farklı şirket ve departmanların KEP operasyonları merkezi olarak izlenebilir.
Docsline, KEP, e-tebligat ve yasal elektronik iletişim süreçlerinin tek merkezden yönetilmesini sağlar. Böylece ekipler her işlemde KEP Rehberi’ni ve farklı kullanıcı hesaplarını tek tek kontrol etmek yerine adres, gönderim, durum ve delil takibini ortak bir operasyon katmanında yürütebilir.
Türkiye İş Bankası, UETS ve GİB üzerinden gelen e-tebligatlar ile KEP gönderilerini Docsline API entegrasyonuyla tek noktada topluyor; farklı sistemlerden gelen resmi iletiler bankanın iç uygulamalarına otomatik olarak aktarılıyor.
Her cari için rehberi tek tek açmak yerine adres defterinizi merkezde tutun, toplu KEP gönderin ve gönderim delillerini tek panelde toplayın. Docsline ile KEP operasyonunu ölçeklenebilir hale getirin.
Kaynakça
- Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu: Kayıtlı Elektronik Posta Genel Bilgi
- Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu: KEP’e İlişkin Sıkça Sorulan Sorular
- Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu: Kayıtlı Elektronik Posta Mevzuatı
- Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu: Yetkili KEP Hizmet Sağlayıcıları
- PTT: Kayıtlı Elektronik Posta
- PTT: KEP Nedir?
- PTT: KEP Sık Sorulan Sorular
- e-Devlet Kapısı: PTT KEP
- T.C. Ticaret Bakanlığı: Merkezi Sicil Kayıt Sistemi
KEP Adresi Sorgulama Hakkında Sık Sorulan Sorular
Bir firmanın KEP adresi nasıl bulunur?
Firmanın KEP adresi, aktif KEP hesabınız üzerinden erişebileceğiniz KEP Rehberi’nde sorgulanır. Aramayı resmi ticaret unvanı, MERSİS numarası, vergi kimlik numarası veya rehberde desteklenen diğer firma bilgileriyle yapabilirsiniz.
KEP Rehberi nedir, nasıl sorgulanır?
KEP Rehberi, KEP hesabı sahiplerine ait yayımlanabilir rehber bilgilerinin araştırılmasını sağlayan sistemdir. KEPHS portalınıza giriş yaptıktan sonra Rehber veya KEP Rehberi bölümünü açarak sorgulama yapabilirsiniz.
KEP adresi sorgulamak için KEP hesabı şart mı?
KEP Rehberi erişim yöntemi hizmet sağlayıcısına göre değişebilmekle birlikte sorgulamalar genellikle KEPHS portalı veya KEP hizmetlerine entegre kurumsal sistemler üzerinden yapılır. Kullandığınız sağlayıcının güncel erişim koşullarını kontrol etmelisiniz.
e-Devlet’ten başka bir firmanın KEP adresi sorgulanır mı?
e-Devlet’teki PTT KEP hizmeti, kendi hesabınıza erişmeniz için sunulan bir hizmettir. Başka bir firmanın KEP adresini bulmak için KEP hesabınız üzerinden KEP Rehberi’ni kullanmanız gerekir.
MERSİS numarasıyla KEP adresi nasıl bulunur?
KEP hizmet sağlayıcınızın Rehber ekranında MERSİS numarası alanını seçin ve firmanın doğrulanmış MERSİS numarasını girin. Sonuçta gösterilen ticaret unvanını ve diğer şirket bilgilerini kontrol ettikten sonra KEP adresini kullanın.
Vergi numarasıyla KEP adresi sorgulanır mı?
KEP Rehberi ekranınız vergi kimlik numarasıyla aramayı destekliyorsa sorgulama yapılabilir. Arama seçenekleri ve gösterilen alanlar KEP hizmet sağlayıcısına göre farklılaşabilir.
Her şirketin KEP adresi var mı?
Hayır. Yürürlükteki genel KEP mevzuatında bütün şirketlerin mutlaka KEP hesabı açmasını gerektiren tek bir genel zorunluluk bulunmamaktadır. Ancak belirli kurumlar, işlemler veya sektörel düzenlemeler kapsamında KEP adresi istenebilir.
KEP adresi ile UETS adresi aynı şey mi?
Hayır. KEP, tarafların resmi ve hukuken geçerli elektronik yazışmalar yapmasını sağlayan sistemdir. UETS ise yetkili merciler tarafından gönderilen elektronik tebligatların alıcılara ulaştırıldığı ulusal elektronik tebligat sistemidir.
Bir firmanın KEP adresini bulamazsam ne yapmalıyım?
Önce ticaret unvanını, MERSİS numarasını ve vergi kimlik numarasını doğrulayarak yeniden sorgulama yapın. Sonuç alamazsanız firmanın güncel resmi iletişim kanallarından KEP adresini talep edebilir veya bildirimin niteliğine uygun alternatif hukuki gönderim yöntemlerini değerlendirebilirsiniz.
KEP Operasyonunuzu Merkezi Olarak Yönetin
Bir firmanın KEP adresini bulmak, resmi elektronik iletişimin yalnızca ilk adımıdır. Adreslerin güncel tutulması, gönderilerin doğru yetkilerle yapılması, teslim durumlarının izlenmesi ve delillerin bütünlüğü korunarak saklanması da aynı ölçüde önemlidir.