EYP (E-Yazışma Paketi) Nedir? .eyp Dosyası Nasıl Açılır?

EYP, yani E-Yazışma Paketi, resmi bir yazıya ait üst yazı, ekler, üstveriler, dağıtım bilgileri ve elektronik imzalar gibi bileşenleri standart bir paket içinde bir araya getirir. EYP paketi sayesinde resmi yazışmalar elektronik ortamda bütünlüğü korunarak hazırlanabilir, imzalanabilir, iletilebilir ve doğrulanabilir.

Bu rehberde EYP’nin ne olduğunu, kimler tarafından kullanıldığını, .eyp uzantılı bir dosyanın nasıl güvenli biçimde açılacağını ve içindeki belgenin PDF olarak nasıl görüntülenebileceğini ele alıyoruz. Buradaki önemli ayrım şudur: Bir .eyp dosyasını sıkıştırma programıyla açmak teknik olarak mümkün olsa da bu yöntem imza ve mühür doğrulamasını gerçekleştirmez. Başka bir ifadeyle belgeyi görebilir, ancak belgenin geçerliliğini doğrulayamazsınız.

EYP (E-Yazışma Paketi) Nedir?

E-Yazışma Paketi (EYP), resmi bir yazıya ait üst yazı, ekler, üstveri, dağıtım listesi ve elektronik imza veya mühür bileşenlerini tanımlanmış kurallara göre tek bir elektronik dosyada toplayan, OPC temelli standart paket yapısıdır. Kamu kurum ve kuruluşları arasındaki resmi yazışmaların elektronik ortamda güvenli ve birlikte çalışabilir biçimde yürütülmesi amacıyla geliştirilmiştir.

EYP yalnızca belgelerin bir klasörde bir araya getirilmesi değildir. Paket içindeki bileşenler arasında tanımlı ilişkiler bulunur. Bu yapı, yazının kaynağının, bütünlüğünün ve imza bilgilerinin uygun bir uygulama üzerinden kontrol edilebilmesini sağlar.

EYP Ne İşe Yarar? Hangi Kurumlar Kullanır?

Geleneksel bir resmi yazışmada üst yazı, ekler, dağıtım bilgileri ve imza süreci ayrı ayrı yönetilebilir. Elektronik ortamda ise bu parçaların birbirinden kopması, yanlış ekin gönderilmesi, imza bilgisinin kontrol edilememesi veya yazışmanın eksik kaydedilmesi gibi riskler ortaya çıkabilir.

EYP bu sorunu, resmi yazıya ait bileşenleri tek ve standart bir paket altında toplayarak çözer. Böylece:

• Üst yazı ve ekler aynı paket içinde ilişkilendirilir.
• Gönderen ve alıcı bilgileri standart üstveri alanlarında tutulur.
• Dağıtım listesi, belge numarası, konu ve güvenlik seviyesi gibi bilgiler yapılandırılmış biçimde taşınır.
• Güvenli elektronik imza ve e-mühür kontrolleri yapılabilir.
• Paket, KEP gibi güvenli bir iletişim kanalıyla gönderilebilir.
• Yazışma ve gönderim delilleri kurumsal arşivde birlikte saklanabilir.

EYP başta kamu kurum ve kuruluşları arasındaki resmi yazışmalar için geliştirilmiştir. Ancak kullanım alanı yalnızca kamu kurumlarının kendi aralarındaki iletişimiyle sınırlı değildir. Kamuyla resmi yazışma yürüten özel şirketlerin de karşı kurumun talebine ve ilgili sürece bağlı olarak EYP formatında belge hazırlaması gerekebilir.

Mahkeme ve haciz yazışmalarına verilecek yanıtlar, bakanlıklarla yürütülen süreçler, gümrük müdürlüklerine gönderilen belgeler, KOSGEB veya teşvik başvuruları ve diğer kamu kurumu yazışmaları bu kullanım alanlarına örnek gösterilebilir. Gereklilik her işlem ve kurum için aynı olmadığından, ilgili kurumun güncel uygulaması ayrıca kontrol edilmelidir.

.eyp Dosyası Nasıl Açılır?

Bir .eyp dosyasını açarken amaç yalnızca üst yazıyı ve ekleri görmek değildir. Dosyanın gerçekten belirtilen kaynaktan gelip gelmediğinin, içeriğinin değiştirilip değiştirilmediğinin ve paketteki elektronik imza ya da mühürlerin geçerli olup olmadığının da kontrol edilmesi gerekir.

Yöntem 1: EYP görüntüleyici ile açmak

.eyp dosyasını güvenli biçimde açmak için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:

1. EYP paketini destekleyen bir görüntüleyici, EBYS veya KEP uygulamasını açın. Kullandığınız aracın ilgili EYP sürümünü desteklediğinden emin olun.
2. .eyp uzantılı dosyayı uygulamaya yükleyin. Dosyayı yeniden adlandırmadan veya paket içeriğini değiştirmeden doğrudan uygulamaya aktarın.
3. Doğrulama işleminin tamamlanmasını bekleyin. Uygulama; paketin yapısını, elektronik imzaları, e-mührü ve varsa zaman damgasını kontrol etmelidir.
4. Doğrulama sonucunu inceleyin. Geçersiz imza, doğrulanamayan sertifika, bozuk paket veya değiştirilmiş içerik uyarısı bulunup bulunmadığını kontrol edin.
5. Üst yazı ve ekleri görüntüleyin. Belgeleri ancak doğrulama sonucunu gördükten sonra değerlendirin veya kurum içi sürece alın.

Bu işlemin asıl çıktısı belgenin ekranda açılması değil, doğrulama sonucudur. Hukuki veya operasyonel sonuç doğurabilecek bir resmi yazışmada yalnızca belgenin okunabiliyor olması yeterli değildir.

Yöntem 2: KEP veya EBYS paneli üzerinden açmak

EYP paketi KEP üzerinden geldiyse hizmet aldığınız KEP paneli ya da kurumunuzun EBYS uygulaması paketi doğrudan görüntüleyebilir. Kurumsal kullanımda bu yöntem daha uygundur; çünkü yazışma, gönderim ve teslim delilleriyle birlikte kayıt altında tutulabilir.

Kullandığınız panel EYP doğrulamasını desteklemiyorsa dosyayı bilgisayara indirip güvenilir bir EYP görüntüleyiciyle kontrol etmeniz gerekebilir. Dosyayı farklı ortamlara aktarırken orijinal paketin değiştirilmeden saklanması önemlidir.

Sıkıştırma programıyla açmak neden eksik bir çözümdür?

EYP, OPC tabanlı bir paket yapısıdır. Bu nedenle bazı sıkıştırma programları paketin içeriğini klasörler ve dosyalar halinde gösterebilir. Üst yazıyı veya ekleri bu yolla çıkarmak mümkün olabilir. Ancak sıkıştırma programı:

• Elektronik imzayı doğrulamaz.
• E-mühür kontrolü yapmaz.
• Zaman damgasının geçerliliğini incelemez.
• Paket bileşenleri arasındaki ilişkilerin bozulup bozulmadığını güvenilir biçimde göstermez.
• Belgenin kaynağını ve bütünlüğünü doğrulamaz.

Örneğin bir haciz ihbarnamesine yanıt hazırlanırken yalnızca paketin içindeki PDF’i görmek, yazının gerçekten ilgili kurumdan geldiğini veya sonradan değiştirilmediğini kanıtlamaz. Bu nedenle sıkıştırma programı, içeriği teknik olarak incelemek için kullanılabilse de resmi doğrulama yöntemi olarak değerlendirilmemelidir.

Gelen EYP paketlerini doğrulama sonuçlarıyla birlikte açmak ve orijinal paketi delil bütünlüğü korunarak saklamak için Docsline e-Yazışma çözümünü inceleyebilirsiniz.

.eyp Dosyası PDF’e Nasıl Çevrilir?

Kullanıcıların “EYP to PDF” veya “EYP dosyasını PDF’e çevirme” şeklinde aradığı işlem, çoğu durumda gerçek bir dosya dönüştürme işlemi değildir. EYP paketindeki üst yazı genellikle PDF/A formatında bulunur. Yapılması gereken, paketi uygun bir görüntüleyiciyle açtıktan sonra üst yazıyı veya ilgili eki dışa aktarmaktır.

Genel işlem sırası şöyledir:

1. .eyp dosyasını EYP destekli bir görüntüleyicide açın.
2. İmza, mühür ve paket doğrulama sonuçlarını kontrol edin.
3. Üst yazı veya görüntülemek istediğiniz eki seçin.
4. Uygulamadaki “indir”, “dışa aktar” veya benzer işlevi kullanarak belgeyi kaydedin.

Burada kritik nokta, dışa aktarılan PDF ile orijinal EYP paketinin aynı şey olmamasıdır. PDF, belgenin okunabilir kopyasını sunar; ancak EYP paketindeki tüm üstveri, dağıtım, imza, mühür ve paket ilişkilerini tek başına taşımaz. Bu nedenle arşivleme, denetim veya ileride yapılacak hukuki ibraz için orijinal .eyp dosyası da korunmalıdır.

EYP Sürümleri: 1.3, 2.0 ve 2.1 Arasındaki Farklar

E-Yazışma Teknik Rehberi, ortaya çıkan ihtiyaçlara ve mevzuattaki değişikliklere göre güncellenmiştir. En sık karşılaşılan sürümler EYP 1.3, 2.0 ve 2.1’dir.

EYP 2.0 ile kurum kimliğinin e-mühür üzerinden doğrulanmasına yönelik yapı öne çıkmıştır. EYP 2.1’de ise orijinal EYP paketini koruyarak belirli bilgilerin güncellenmesini sağlayan e-Yazışma Güncelleme Paketi tanımlanmıştır. Böylece ilk paketin bütünlüğü korunurken güncelleme işlemleri ayrıca kayıt altına alınabilir.

Kamu kurum ve kuruluşlarının 2.0 öncesi EYP API sürümlerinden geçişlerini 1 Mart 2021’e kadar tamamlamaları istenmiştir. Haziran 2024’te yayımlanan EYP 2.1 ise güncel teknik rehber sürümüdür. Uygulama seçerken yalnızca dosyayı açabilmesine değil, kurumunuzun gönderdiği ve aldığı paket sürümlerini doğru biçimde oluşturup doğrulayabilmesine de dikkat edilmelidir.

EYP ile KEP Aynı Şey Mi?

Hayır. EYP paketin kendisidir; KEP ise bu paketi taşıyabilen hukuken geçerli elektronik iletişim kanalıdır. Basit bir benzetmeyle EYP, belirli kurallara göre hazırlanmış zarfın içeriği; KEP ise zarfın güvenli biçimde gönderilmesini ve gönderim sürecinin delillendirilmesini sağlayan posta sistemidir.

Bir şirketin KEP adresine sahip olması, tek başına EYP oluşturabildiği anlamına gelmez. Kamu kurumuna EYP formatında yazı gönderilecekse hem KEP hesabına hem de gerekli üstverileri, imza veya mühür bileşenlerini kullanarak EYP üretebilen bir sisteme ihtiyaç duyulabilir.

EYP, UETS ile de karıştırılmamalıdır. UETS elektronik tebligatların alıcılara ulaştırıldığı sistemdir. KEP kurumsal elektronik yazışma ve gönderim altyapısı sunarken EYP, resmi yazının teknik paket formatını tanımlar. UETS üzerinden gelen bir tebligata verilecek yanıtın, işlemin niteliğine göre KEP üzerinden EYP formatında hazırlanması gerekebilir.

Özel Şirketler EYP Oluşturmak Zorunda Mı?

Özel şirketler için her resmi yazışmayı EYP ile gönderme şeklinde genel ve mutlak bir zorunluluktan söz etmek doğru değildir. Bununla birlikte kamu kurumuyla yürütülen işlemin niteliğine ve karşı kurumun uygulamasına göre EYP formatında yazışma talep edilebilir.

Bu ihtiyaç özellikle aşağıdaki süreçlerde ortaya çıkabilir:

• Haciz ihbarnameleri ve mahkeme yazışmalarına verilen yanıtlar
• Bakanlıklar ve bağlı kuruluşlarla yürütülen resmi yazışmalar
• Gümrük işlemleri
• KOSGEB ve teşvik başvuruları
• Kamu kurumlarının belirli formatta belge talep ettiği diğer süreçler

Dolayısıyla şirketin KEP adresinin bulunması her zaman yeterli değildir. EYP oluşturma, imzalama veya mühürleme, KEP üzerinden gönderme ve gönderim delillerini arşivleme yeteneklerinin birlikte ele alınması gerekir.

EYP Oluşturma ve Yönetme Süreci Nasıl Kolaylaştırılır?

EYP oluşturmak, bir PDF dosyasına farklı bir uzantı vermekten ibaret değildir. Üstverilerin eksiksiz doldurulması, üst yazı ile eklerin doğru ilişkilendirilmesi, uygun imzacıların belirlenmesi, güvenli elektronik imza veya e-mühür sürecinin tamamlanması, paketin KEP üzerinden gönderilmesi ve delillerin saklanması gerekir.

Bu adımlar farklı araçlarda ve elle yönetildiğinde yanlış alıcı bilgisi, eksik ek, hatalı imza sırası, uygun olmayan paket sürümü veya arşivde belgenin delillerinden ayrılması gibi riskler doğabilir. Özellikle yüksek hacimli yazışma yapan kurumlarda merkezi bir yönetim katmanı operasyonel kontrol sağlar.

Docsline e-Yazışma, EYP oluşturma ve resmi yazışma süreçlerini tek panel üzerinden yönetmeye yardımcı olur. Docsline ile:

• EYP 1.3 (NES) ve EYP 2.1 (e-mühür) formatlarında paket hazırlanabilir.
• Gönderen ve alıcı kurum bilgileri otomatik olarak doldurulabilir.
• İmzalayıcı listeleri önceden tanımlanabilir.
• Üst yazı ve ekler paket içinde ilişkilendirilebilir.
• EYP oluşturma ve imzalama adımları yönetilebilir.
• Hazırlanan paket KEP yoluyla gönderilebilir.
• Yazışma, arşiv ve denetim kayıtları birlikte takip edilebilir.
• UETS üzerinden gelen tebligatlara, sürecin gerektirdiği durumlarda KEP üzerinden EYP formatında yanıt hazırlanabilir.

Bu bütünleşik yaklaşım, resmi yazışmanın hazırlanmasından gönderimine ve arşivlenmesine kadar uzanan süreci daha izlenebilir, denetlenebilir ve yönetilebilir hale getirir.

Resmi yazışmalarınızı EYP formatında hazırlamak, imzalamak, KEP üzerinden göndermek ve tek panelden takip etmek için Docsline’ı deneyin.

E-Yazışma Paketi hakkında sık sorulan sorular

EYP paketi nedir?

EYP paketi, resmi bir yazının üst yazı, ek, üstveri, dağıtım ve elektronik imza veya mühür bileşenlerini tanımlanmış kurallara göre tek bir elektronik dosyada birleştiren standart yapıdır. Resmi yazışmaların güvenli ve birlikte çalışabilir biçimde yürütülmesini sağlar.

EYP’nin açılımı nedir?

Bu içerikte kullanılan EYP’nin açılımı E-Yazışma Paketidir. Kamu kurumları arasındaki ve kamuyla yürütülen bazı resmi elektronik yazışmalarda kullanılan paket formatını ifade eder.

.eyp uzantılı dosya nasıl açılır?

.eyp uzantılı dosya, EYP formatını destekleyen bir görüntüleyici, EBYS veya KEP paneliyle açılmalıdır. Uygulamanın elektronik imza, e-mühür, zaman damgası ve paket bütünlüğü doğrulama sonuçları mutlaka kontrol edilmelidir.

.eyp dosyası sıkıştırma programıyla açılır mı?

EYP, OPC temelli olduğu için bazı sıkıştırma programları paket içindeki dosyaları gösterebilir. Ancak bu yöntem elektronik imza, mühür ve zaman damgası doğrulaması yapmadığından resmi kontrol için yeterli değildir.

.eyp dosyası PDF’e çevrilir mi?

EYP içindeki üst yazı çoğu durumda zaten PDF/A biçimindedir ve uygun bir görüntüleyici üzerinden dışa aktarılabilir. Ancak dışa aktarılan PDF, EYP paketindeki tüm imza, mühür, üstveri ve ilişki bilgilerini taşımaz; orijinal .eyp paketi ayrıca saklanmalıdır.

EYP ile KEP aynı şey mi?

EYP resmi yazının paket formatı, KEP ise bu paketin güvenli ve delillendirilebilir biçimde iletilmesini sağlayan elektronik posta altyapısıdır. Birbirini tamamlayabilirler, ancak aynı şey değildirler.

Güncel EYP sürümü hangisidir?

Haziran 2024’te yayımlanan E-Yazışma Teknik Rehberi 2.1, güncel sürümdür. Kurumların kullandığı sistemlerde daha eski paket sürümleriyle de karşılaşılabilir.

EYP 1.3 ile EYP 2.0 arasındaki fark nedir?

EYP 1.3 güvenli elektronik imza temelli yaygın paket yapısını sunar. EYP 2.0 ile kurumsal e-mühür, şifreleme ve Nihai Üstveri gibi yeni mekanizmalar teknik yapıya eklenmiştir.

Özel şirketler EYP göndermek zorunda mı?

Tüm özel şirketler ve tüm işlemler için geçerli tek bir zorunluluk yoktur. Kamu kurumuyla yürütülen sürecin niteliğine ve karşı kurumun talebine göre özel şirketlerin EYP formatında yazışma hazırlaması gerekebilir.

EYP dosyası nasıl oluşturulur?

EYP dosyası, E-Yazışma Teknik Rehberi’ndeki kuralları destekleyen bir EBYS veya e-Yazışma uygulamasıyla oluşturulur. Üst yazı, ekler, üstveriler ve dağıtım bilgileri eklenir; ardından paket uygun güvenli elektronik imza veya e-mühür sürecinden geçirilir.

e-Yazışma Teknik Rehberi’ni kim hazırlar?

e-Yazışma Teknik Rehberi, e-Yazışma Projesi kapsamında T.C. Cumhurbaşkanlığı tarafından yayımlanmaktadır. Teknik doğrulama ve uyum süreçlerinde TÜBİTAK Kamu Sertifikasyon Merkezi kaynakları da referans niteliğindedir.

Kaynaklar

• T.C. Cumhurbaşkanlığı, e-Yazışma Projesi çıktıları ve güncel teknik kaynaklar
• E-Yazışma Teknik Rehberi 2.1
• TÜBİTAK Kamu SM, e-Yazışma Paketi
• Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, 10 Haziran 2020 tarihli ve 31151 sayılı Resmi Gazete
• Docsline e-Yazışma çözümü